3月は、1年で最も退職者が増える時期です。
総務や人事も繁忙期のため、うっかり起こるのが『貸与品やアクセス権などの回収対応漏れ』です。
特に経営リスクとして警戒すべきはデジタル資産の『回収対応漏れ』です。
PCやスマホの返却は徹底していても、クラウドサービス（SaaS）のアカウント削除や、共有フォルダのアクセス権解除をうっかり忘れてしまいがちです。
放置すると、設定によっては退職後も外部からのアクセスが可能になるなど、情報漏えいの原因になりかねません。
物理的な「物品」とデジタルの「権限」、双方を確実に回収するために、自社用のチェックリストを作成して抜け漏れを防ぎましょう。
一般的なリスト以外にも対応が必要なもの・システムが無いか確認しておきましょう。
対応が必要な内容は各企業により異なりますし、更には社内で利用しているクラウドシステムが増えるなどした場合、対応が必要な「権限」が増えている場合があります。
一定期間が過ぎると内容を見直しし、対応に抜けが無いか繰り返し確認を実施しましょう。
「立つ鳥跡を濁さず」は、去る側のモラルだけでなく、送り出す側の堅実な管理体制があってこそ実現します。
抜け漏れがないよう、チェックリストを作成・活用してご対応ください。
まずは退職者から回収すべきものと停止すべき権限を整理、チェックリスト化してください
▼ 回収すべきものリスト … 一般的に有形であるため回収し忘れにくい
- 身分証明書（社員証・IDカード・社章など）
- 鍵・セキュリティカード（カードキー・入館証）
- 業務用書類・データ
- パソコン・携帯電話などのデジタルツール
▼ 停止・変更すべき権限リスト … 一般的に無形であるため停止・変更し忘れやすい
- クラウドツールの権限変更
- SNSアカウントのパスワード変更
- 入館扉のパスワード変更
- Wi-Fiのパスワード変更
